Tips: Office Relocation ala Vinna..

Siapa pekerja kantoran yang selama masa kerjanya belum pernah ngerasain pindahan lokasi kerja? Coba tunjuk tangan. Errrr… Biar gw perjelas, maksud gw di sini adalah pindah lokasi kerja pada sebuah perusahaan yang sama, bukan karena resign.

Entah kena kutukan apa, gw selalu mengalami pindah lokasi kerja. Kepindahannya ini macam-macam jenisnya, ada yang cuma pindah meja kerja dalam satu lantai, ada yang pindah lantai dalam satu gedung & ada juga yang pindah ke gedung baru. Dan selama 7 tahun bekerja di 3 perusahaan (dengan jabatan yang sama pula), setiap kali ada office relocation project, gw hampir selalu terlibat. Well, this is the good thing being a secretary, you learn almost about everything.🙂

Gw mau berbagi cerita tentang bagaimana proses pengaturan pindahan ini berjalan. Semoga berguna. Please noted bahwa proses yang gw share ini adalah berdasarkan pengalaman gw semata. It could be very messy but honestly, office relocation is fun!

1. Headcount Data alias Jumlah Karyawan

OK, first thing first ketika manajemen perusahaan memutuskan untuk melakukan office relocation adalah memiliki data tentang karyawan existing & karyawan tambahan dalam jangka waktu 3-5 tahun ke depan. Info karyawan existing tentunya bisa didapat dari sekretaris atau general affair di bagian/department terkait, sedangkan informasi jumlah karyawan tambahan bisa dilihat dari data Manpower Planning atau melalui bagian HR/SDM. Info headcount ini harus meliputi detil jumlah beserta jabatan karyawan.

2. Biaya

Kalau data jumlah keseluruhan karyawan sudah di tangan, mulai lah menentukan budget-nya. Pastikan bahwa urusan budget ini sudah disepakati oleh seluruh pihak terkait, terutama para boss. Jangan sampai di kemudian hari ketika proses pindahan sudah berjalan, kesepakatan ini berubah, karena akan memperlambat proses perpindahannya.

3. Kebutuhan-kebutuhan Utama

Nah. Bagian ini yang paling seru. ^^ Dari data karyawan yang didapat, kita bisa mulai mendata kebutuhan seperti ruangan & jenis-jenis workstation. Umumnya  ruangan yang dibutuhkan di sebuah kantor baru adalah ruang kerja (khusus untuk level jabatan tertentu), ruang meeting, gudang, pantry, musholla, area tunggu tamu & ruang filing. Sedangkan jenis workstation adalah set meja kerja yang akan ada di ruang kerja & di area staff.

Kalau di kantor kalian sudah memiliki bagian Office Service/General Affair dengan SOP & Policy yang settled, proses ini akan sangat mudah & menghemat waktu. Kenapa? Karena bagian Office Service/General Affair umumnya sudah memiliki standar tersendiri perihal ukuran ruangan & workstation, plus mereka sudah mempunyai rekanan/vendor pelaksana dengan sistem contract-based. Sehingga vendor tersebut yang akan menyediakan kebutuhan-kebutuhan tadi sesuai dengan budgetnya.

Lalu bagaimana kalau di kantor saya belum memiliki vendor pelaksana tetap? Well, ini yang agak ‘sedikit’ merepotkan. Hehehe…:mrgreen: Kalau ternyata kantor kalian belum memiliki SOP & Policy perihal office relocation & belum punya vendor pelaksana tetap, maka kalian akan memulai sebuah proses lagi. Proses ini adalah proses komunikasi kebutuhan dengan user & proses pemilihan vendor. Setelah vendor terpilih, baru lah kalian bisa memulai untuk mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhan user yang harus dipenuhi & dilaksanakan oleh si vendor.

Kesepakatan final layout antara user & vendor adalah tanda bahwa tahap ini sudah dilewati.

4. Kebutuhan-kebutuhan Lain

Selain ruangan & workstation, masih ada lagi loh kebutuhan yang ga kalah penting. Apa aja? Umumnya adalah kebutuhan power listrik, koneksi jaringan, koneksi telepon, konstruksi AC dan konstruksi penerangan alias lampu. Berdasarkan pengalaman gw, kebutuhan-kebutuhan ini tidak bisa gw komunikasikan dengan vendor, melainkan dengan pihak building management & bagian IT internal perusahaan masing-masing.

Jika kalian men-setup sebuah kantor baru alias pindahan ke gedung baru, kalian butuh extra detil di bagian kebutuhan ini. Ambil layout yang sudah jadi tadi, lalu buat tanda dimana saja kebutuhan-kebutuhan ini berada. Contoh sederhana, jangan lupa memberikan tanda kebutuhan power listrik & koneksi jaringan pada tempat dimana mesin fotokopi akan diletakkan nantinya. Lalu jika mesin fotokopi tersebut berfungsi juga sebagai mesin fax, jangan lupa memberikan tanda kebutuhan koneksi telepon. Contoh lainnya, pada area padat staff, kalian mungkin akan membutuhkan tambahan lubang pendingin udara, itu sebabnya konstruksi AC perlu dikomunikasikan dengan pihak building management.

5. Area Mapping

Nah, setelah kebutuhan-kebutuhan tadi diurus, lewat lah sudah bagian tersulitnya.:mrgreen: Tahap selanjutnya adalah mengatur penempatan per department/bagian pada layout. Apa sih fungsinya? Fungsinya jelas untuk efektifitas komunikasi antar karyawan & efisiensi area kerja pada setiap department/bagian. Kalian pasti malas kan kalau koordinasi dengan tim kerja harus terganggu karena area kerja yang terpisah jauh?

Cara termudah adalah dengan melihat data karyawan di awal tadi. (1) Pilihlah sebuah department/bagian, (2) tentukan sebuah ruangan atau workstation untuk kepala bagian atau manajer atau siapapun yang menjadi leader dari department/bagian tersebut, (3) alokasikan jumlah staff-nya pada workstation di sekitar leader. Setelah pengaturan ini selesai, jangan lupa untuk menginformasikan area mapping ini kepada leader-leader terkait sebagai informasi dan persetujuan mereka. Tentu saja jika ada yang tidak setuju, kalian harus merombak ulang mapping-nya atau mencari solusi lain yang sudah disepakati bersama.

Hindari menginformasikan area mapping ini kepada terlalu banyak staff sebelum adanya persetujuan dari para leader department, karena kalian akan dibuat pusing dengan permintaan-permintaan dari para staff yang ketika pindahan tentunya akan mencari posisi yang paling nyaman. Hehehe…😛

6. Pemesanan Perlengkapan di Kantor Baru

Kalau perlengkapan kerja di kantor lama kalian sudah cukup lengkap, point ini bisa kalian lewatkan. Tapi kalau belum, silakan dilanjutkan.😀 Buatlah daftar barang-barang apa saja yang akan kalian butuhkan di kantor baru nanti. Misalnya, mesin fotokopi, printer warna, infocus, shredder alias mesin penghancur kertas, tempat sampah, dispenser, gelas, piring, sendok/garpu, pitcher, pemanas air, kulkas & microwave. Well, 2 barang yang gw sebut terakhir mungkin belum tentu akan disediakan oleh perusahaan & harus diprovide secara swadaya oleh para karyawan.:mrgreen:  Setelah daftar ini lengkap, silakan mulai membuat pengajuan kepada bagian procurement kalian.

7. Movers

Tahap ini lagi-lagi tergantung pada bagian Office Service/General Affair di perusahaan kalian, apakah sudah punya rekanan/vendor mover atau belum. Mari kita anggap aja sudah ada vendornya ya. Vendor mover biasanya akan datang untuk survey berapa banyaknya barang yang akan dipindahkan & meminta kepastian tanggal berapa barang-barang itu harus ada di lokasi baru. Lalu, kira-kira 1-2 minggu mendekati tanggal proses pemindahan, vendor mover ini akan mengirimkan kardus-kardus kosong sebagai media packing para karyawan. Pada hari H proses pemindahan dilakukan, jangan lupa memberikan pihak mover satu copy layout area mapping dengan kode nomer pada setiap meja kerja karyawan. Jangan lupa juga memberikan data jumlah kardus pada setiap karyawan. Ini berfungsi agar kardus para karyawan diletakkan di area yang tepat & menghindari adanya kardus yang tercecer atau hilang.

8. Informasi

Setelah seluruh tahap di atas dilewati, sekarang saatnya untuk berinteraksi dengan para karyawan. Hal yang harus diinfokan pertama kali adalah area mapping, pada tahap ini mereka sudah harus tau dimana lokasi meja kerja baru mereka. Informasi kedua adalah perihal jadwal pindahan. Buatlah informasi dengan jelas tentang kapan mereka harus mulai mengemas barang-barang mereka & batas waktu akhirnya. Informasikan juga kepada mereka untuk memberikan nama pada setiap kardus & mencatat jumlah kardus yang akan dipindahkan. Terakhir, informasikanlah kapan mereka sudah harus berkantor di lokasi baru.

9. Pack-Ing

Whooaaa!! Ini adalah tahap terberat bagi seorang sekretaris. Sekretaris bukan cuma mengemas barang-barang mereka saja, tapi mereka juga harus mengemas ordner-ordner arsip, alat tulis kantor & barang-barang bapak/ibu boss. *Phewww…* Jadi, bijaksana lah ketika berkemas. Buang barang-barang yang dirasa tidak akan diperlukan & simpan barang-barang sesuai dengan area & jenis-jenisnya. Misalnya, barang-barang di atas meja & di dalam laci berada pada 1 dus.

10. Mandor-ing:mrgreen:

Proses pemindahan barang oleh mover biasanya mulai dilakukan pada hari Jumat malam setelah para karyawan pulang & kemudian dilanjutkan lagi pada Sabtu pagi hingga malam. Pada tahap ini biasanya gw akan datang pada hari Sabtu, sekedar untuk memastikan bahwa proses pemindahan yang dilakukan oleh mover berjalan dengan lancar & barang-barang yang dipindahkan berada di tempat yang seharusnya & tidak ada yang rusak, tercecer atau hilang. Well, anticipation is the best defense…🙂

11. Un-Pack!!

Unpacking akan menghemat waktu jika kalian sudah melakukan cara pada tahap packing tadi. Oiya, kalau kalian ingin bentuk pengaturan yang sama seperti pada lokasi lama, cara paling mudah adalah memotret tatanan lama & mengaturnya sesuai bentuk yang ada di foto.:mrgreen:

Ini adalah tahap kesukaan gw. Kenapa? Karena tahap ini lah tanda bahwa kalian sudah berada di lokasi baru & segala proses pindahan sudah dilewati. Yay!! ^^

Sekian, selamat pindahan & jangan lupa bikin Office Moving Announcement ya!!🙂

*gambar diambil dari sini*

2 Responses to Tips: Office Relocation ala Vinna..

  1. erlyn says:

    aih pada dasarnya pindahan itu sungguh melelahkan. sedetail apapun semuanya sudah dipersiapkan, tetep aja deh …

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: